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(junior) Office Operations Manager & Personal Assistant

Letztes Update 2025-02-11
Läuft ab 2025-03-11
ID #2587490977
80,000 CHF
(junior) Office Operations Manager & Personal Assistant
Switzerland, Zug, Zug,
Geändert February 4, 2025

Beschreibung

Ihre Aufgaben:

Betriebsmanagement und Organisation

  • Überwachung des täglichen Betriebs des Family Office, um Effizienz in allen administrativen Prozessen sicherzustellen
  • Allgemeine buchhalterische Aufgaben, inkl. Erfassung und Kontrolle von Zahlungsflüssen und Zahlungen, sowie Koordination von projektbezogenen finanziellen Aufgaben intern und extern
  • Unterstützung von strategischen Projekten unter Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften
  • Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen, Board- und Management-Unterlagen sowie Briefings, Koordination der Stakeholder, auch international
  • Ablage und Verwaltung von vertraulichen Dokumenten, einschliesslich Verträgen, Berichten und rechtlichen Unterlagen, um Ordnung und Compliance sicherzustellen

Projektmanagement, Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien

  • Überwachung von Projektfortschritten, Zeitplänen, Abläufen, und Budgets gemäss höchsten Qualitätsstandards
  • Unterstützung bei der Erstellung rechtlicher Dokumente/Verträge und bei der Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften, Umsetzung rechtlicher Due Diligence und Know-Your-Client Prozesse
  • Unterstützung bei der Sicherstellung von Jahresabschlüssen und Revisionen

Kommunikation

  • Unterstützung im Bereich Kommunikation, Vorbereitung von Pressemitteilungen, etc.
  • Betreuung der Webpräsenz und Social Media Kanälen, auch international, sowohl der Firma als auch ihrer Tochtergesellschaften

Persönliche Assistenz

  • Persönliche Unterstützung der Familienmitglieder, inkl. der Verwaltung von Kalendern, der Terminplanung und der Organisation von Besprechungen
  • Organisation von Reisearrangements, inkl. Buchung von Flügen, Unterkünften und Transport
  • Planung und Koordination von Veranstaltungen und gesellschaftlichen Anlässen für die Familie
  • Erledigung persönlicher Besorgungen und Aufgaben für Familienmitglieder
  • Verwaltung vertraulicher Dokumente, einschliesslich persönlicher und sensibler Informationen
  • Fungieren als primärer Ansprechpartner für Familienmitglieder, Bearbeitung ihrer Anfragen und Sicherstellung einer zeitnahen Lösung von Anfragen

Ihr Profil:

  • Erfahrung : 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer Betriebsmanagement- oder Assistenzrolle, vorzugsweise in einem Family Office oder einer ähnlichen Umgebung
  • Ausbildung : Abgeschlossener Bachelor- oder Fachhochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich
  • Betriebswirtschaftliche Kenntnisse : Fundierte Kenntnisse im Bereich Betriebswirtschaft
  • Finanzverständnis : Basis Buchhaltungskenntnisse und Erfahrung in der finanziellen Koordination
  • Project Management: Erste Erfahrungen in der Überwachung von Projektfortschritten, Zeitplänen und Budgets zur Sicherstellung hoher Qualitätsstandards
  • Unternehmenssekretär/in : Erfahrung in der Corporate Governance, der Vorbereitung von Vorstandsmaterialien, der Pflege von Unternehmensunterlagen und der Sicherstellung der Compliance
  • Organisation und Zeitmanagement : Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und exzellentes Zeitmanagement, mit nachweislicher Erfahrung in der Verwaltung komplexer Aufgaben und der termingerechten Bereitstellung von Ergebnissen
  • Kommunikation : Hervorragende Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, insbesondere effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zu kommunizieren
  • Diskretion und Vertraulichkeit : Hohe Integrität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen
  • Problemlösungsfähigkeit : Selbständige und lösungsorientierte Arbeitsweise, mit der Fähigkeit, Herausforderungen schnell zu identifizieren und zu lösen
  • Sprachkenntnisse: Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
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Jobdetails

Auftragstyp: Vollzeit
Vertragstyp: Dauerhaft
Gehaltsart: Während des Jahres
Besetzung: (junior) office operations manager & personal assistant
Mindest. Gehalt: 30000

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