Ihre Aufgaben:
Betriebsmanagement und Organisation
- Überwachung des täglichen Betriebs des Family Office, um Effizienz in allen administrativen Prozessen sicherzustellen
- Allgemeine buchhalterische Aufgaben, inkl. Erfassung und Kontrolle von Zahlungsflüssen und Zahlungen, sowie Koordination von projektbezogenen finanziellen Aufgaben intern und extern
- Unterstützung von strategischen Projekten unter Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften
- Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen, Board- und Management-Unterlagen sowie Briefings, Koordination der Stakeholder, auch international
- Ablage und Verwaltung von vertraulichen Dokumenten, einschliesslich Verträgen, Berichten und rechtlichen Unterlagen, um Ordnung und Compliance sicherzustellen
Projektmanagement, Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien
- Überwachung von Projektfortschritten, Zeitplänen, Abläufen, und Budgets gemäss höchsten Qualitätsstandards
- Unterstützung bei der Erstellung rechtlicher Dokumente/Verträge und bei der Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften, Umsetzung rechtlicher Due Diligence und Know-Your-Client Prozesse
- Unterstützung bei der Sicherstellung von Jahresabschlüssen und Revisionen
Kommunikation
- Unterstützung im Bereich Kommunikation, Vorbereitung von Pressemitteilungen, etc.
- Betreuung der Webpräsenz und Social Media Kanälen, auch international, sowohl der Firma als auch ihrer Tochtergesellschaften
Persönliche Assistenz
- Persönliche Unterstützung der Familienmitglieder, inkl. der Verwaltung von Kalendern, der Terminplanung und der Organisation von Besprechungen
- Organisation von Reisearrangements, inkl. Buchung von Flügen, Unterkünften und Transport
- Planung und Koordination von Veranstaltungen und gesellschaftlichen Anlässen für die Familie
- Erledigung persönlicher Besorgungen und Aufgaben für Familienmitglieder
- Verwaltung vertraulicher Dokumente, einschliesslich persönlicher und sensibler Informationen
- Fungieren als primärer Ansprechpartner für Familienmitglieder, Bearbeitung ihrer Anfragen und Sicherstellung einer zeitnahen Lösung von Anfragen
Ihr Profil:
- Erfahrung : 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer Betriebsmanagement- oder Assistenzrolle, vorzugsweise in einem Family Office oder einer ähnlichen Umgebung
- Ausbildung : Abgeschlossener Bachelor- oder Fachhochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich
- Betriebswirtschaftliche Kenntnisse : Fundierte Kenntnisse im Bereich Betriebswirtschaft
- Finanzverständnis : Basis Buchhaltungskenntnisse und Erfahrung in der finanziellen Koordination
- Project Management: Erste Erfahrungen in der Überwachung von Projektfortschritten, Zeitplänen und Budgets zur Sicherstellung hoher Qualitätsstandards
- Unternehmenssekretär/in : Erfahrung in der Corporate Governance, der Vorbereitung von Vorstandsmaterialien, der Pflege von Unternehmensunterlagen und der Sicherstellung der Compliance
- Organisation und Zeitmanagement : Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und exzellentes Zeitmanagement, mit nachweislicher Erfahrung in der Verwaltung komplexer Aufgaben und der termingerechten Bereitstellung von Ergebnissen
- Kommunikation : Hervorragende Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, insbesondere effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zu kommunizieren
- Diskretion und Vertraulichkeit : Hohe Integrität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen
- Problemlösungsfähigkeit : Selbständige und lösungsorientierte Arbeitsweise, mit der Fähigkeit, Herausforderungen schnell zu identifizieren und zu lösen
- Sprachkenntnisse: Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift